10 conseils pour bien utiliser votre messagerie

Limitez l'envoi de pièces jointes :

Votre messagerie électronique n'est pas faite pour véhiculer des pièces jointes volumineuses : limitez-vous à 2 ou 3 Mo par message au maximum. Précisez toujours le contenu et l'origine des pièces jointes à votre message.

Privilégiez les liens pointant vers des pages web ou des vidéos sur Youtube-Dailymotion par exemple plutôt que des pièces jointes.
Pour les documents volumineux, utilisez un service de stockage en ligne comme Dropbox par exemple.

Si vous joignez deux ou trois photos à votre message, utilisez Picasa : le logiciel redimensionnera automatiquement les photos avant de les mettre en pièces jointes.

Utilisez la fonction "Transférer" avec discernement :

N'inondez pas vos correspondants en leur transférant systématiquement les diaporamas (format PowerPoint) que vous avez reçus.
Dites-vous bien qu'il est probable qu'il ait déjà reçu le vôtre car ce sont les mêmes qui circulent sur Internet, parfois depuis plusieurs années !

Ne soyez pas ridicule, ne donnez pas écho aux menaces de virus, disparition d'enfants ou demande d'aide médicale. Ce sont toujours des canulars et certains ressortent à intervalle régulier et ont fait plusieurs fois le tour de la planète web !

Si vous devez vraiment faire suivre un courriel, prenez le temps d'effacer les adresses des destinataires précédents.

Joignez vos courriers au format Pdf :

Utilisez la fonction "export Pdf" de votre traitement de texte, fonction présente sur OpenOffice et LibreOffice et les dernières versions payantes de Word.
Vous faciliterez la lecture à votre correspondant et votre courrier ne pourra être modifié à votre insu.

Classez et faites le ménage dans vos boites :

Triez le courrier à conserver dès que vous en avez pris connaissance, enregistrez les pièces jointes si nécessaire.
Supprimez les messages régulièrement et n'oubliez pas de vider la corbeille.
Créez des boites de rangement ou utilisez la fonction "archivage" de Thunderbird.

Ne vous laissez pas envahir par les diaporamas :

Demandez leur gentiment (mais fermement) de limiter leurs envois. Si ce n'est pas possible marquez leurs messages "Indésirable" directement sur le serveur de votre messagerie en ligne. Ils n'arriveront plus dans Thunderbird.

N'ouvrez pas une pièce jointe si vous ne connaissez pas son contenu et son origine, d'autant plus si c'est un message portant la mention " Fwd" ou "Tr". Ce sont des messages transférés dont l'origine des pièces jointes est très souvent  inconnue de l'expéditeur.
Ces pièces jointes peuvent très bien contenir des virus ou des logiciels espions.

Ne laissez pas divulguer votre adresse à n'importe qui :

Demandez à vos correspondants d'utiliser la fonction "Copie cachée". N'hésitez à leur indiquer comme faire si besoin.

N'hésitez pas à créer une deuxième adresse de messagerie afin de protéger votre adresse principale des courriers indésirables. Utilisez cette deuxième adresse pour vous inscrire aux services en ligne.

N'abusez pas de la fonction "demande d'accusé de réception" :

Limitez l'utilisation de cette fonction au courriel important nécessitant une confirmation de réception. Prenez conscience que vos correspondants verront s'ouvrir systématiquement une fenêtre plus ou moins encombrante à chaque réception de vos messages.

Utilisez la fonction "Répondre" à bon escient :

Ne "déterrez" pas un message de plusieurs semaines pour envoyer un courriel à quelqu'un dont l'adresse n'a pas été enregistrée dans votre carnet. Donnez vous la peine de copier cette adresse et utilisez la fonction "Écrire".

Complétez votre carnet d'adresses :

N'utilisez pas systématiquement l'autocomplétion pour écrire à vos correspondants, enregistrez leur adresse une bonne fois pour toute.
Créez plusieurs carnets d'adresses si nécessaire ainsi que des listes de diffusion si il vous arrive d'envoyer souvent le même message à plusieurs correspondants à la fois.

Sauvegardez régulièrement votre messagerie :

Personne n'est à l'abri d'une panne...La sauvegarde de Thunderbird ne nécessite qu'un copier-coller (sur un support amovible), alors pourquoi risquer de tout perdre ?
Une sauvegarde mensuelle du contenu important de votre ordinateur est une pratique indispensable.

Vous trouverez sur micromut.fr toutes les ressources nécessaires à la mise en œuvre de ces bonnes pratiques, les animateurs peuvent également vous aider si mon propos reste obscure....